Papierloses Büro zuhause einrichten: Ein Erfahrungsbericht

Ein papierloses Büro zuhause muss keine Hexerei sein. Mit passenden Apps und einem Notfallschlachtplan hat euer Drucker ausgedient – wenn ihr das wollt.

Papierloses Büro zuhause einrichten: Ein Erfahrungsbericht

Persönlich habe ich ihn nie leiden können, groß, schwer, unzuverlässig. Aber irgendeine Form von Drucker braucht man ja schließlich, als Angestellter genauso wie als Selbstständiger.

Oder etwa nicht?

Auf dem Weg zu einem papierlosen Büro zuhause hatte ich eigentlich alle Schritte längst umgesetzt, bis auf den letzten. Und so wurde mein Drucker zu meinem Endgegner.

Endgegner Multifunktions-Laserdrucker: Überdimensioniert für ein Home Office
Endgegner Multifunktions-Laserdrucker: Überdimensioniert für ein Home Office

Papierloses Büro zuhause: Vielleicht seid ihr schon fast da

Für das Trendblog arbeiten wir seit jeher mit einem verteilten, neudeutsch: remote Team. Lange vor Corona mussten wir uns also aus der Ferne organisieren. Papier hätte da nur gestört. Die Tools, die wir mittlerweile nutzen:

  • Microsoft Teams für Meetings, auch Videomeetings. Alternativen gibt es viele: Zoom, Skype, Slack…
  • MeisterTask als Kanban-System und Aufgabenplaner für unsere Themen
  • WordPress mit Kalenderfunktion als Redaktionssystem
  • E-Mail-Accounts bei unterschiedlichen Hostern
  • Google Docs und Spreadsheets für einige gemeinsame Dokumente
  • Das gute alte Telefon oder, häufiger: Telefon-Apps auf einem Smartphone
Videokonferenz-App Zoom für ein papierloses Büro zuhause
Videokonferenz-App Zoom: Einer der großen Aufsteiger des Jahres. Bild: Zoom

Nichts davon muss jemals ausgedruckt werden. Teils ist das auch gar nicht sinnvoll, geschweige denn möglich. Für mein privates Büro benutze ich außerdem:

  • Ein Online-Steuertool und eine Buchungssoftware
  • Eine externe Festplatte und einen Cloud-Speicher, um Belege zu archivieren. Hier empfiehlt sich eine Festplatte mit Fingerabdrucksensor oder ähnlichem Schutz, oder gleich ein Netzwerkspeicher (NAS), wie ihn Kollege Daniel Wendorf benutzt.
  • Ein weiteres Mailkonto bei einem Webhoster
  • Ein Online-Bankkonto, dessen Kontoauszüge ich als PDF herunterladen kann
  • Die Scan-Funktion meiner Smartphone-Kamera, die Dokumente als solche erkennt. Eine gute Alternative wären Scan-Apps wie Scanbot, Adobe Scan oder Simple Scan.

Ein papierloses Büro zuhause? Ich bin also eigentlich schon fast da. Was noch an Papierkram per Post oder Belegen reinkommt, werfe ich erst einmal noch in den guten, alten Schuhkarton und scanne ihn einmal im Quartal ein, wenn es an die Umsatzsteuervoranmeldung geht. Ich gehe davon aus, dass das in absehbarer Zeit automatisch geht: Bezahlen mit dem Smartphone und gleichzeitiges Archivieren der Rechnungen in der Cloud. Einmal im Jahr folgen derzeit noch weitere Rechnungen für die Einkommens- und Umsatzsteuererklärung. Wichtige Dokumente wie Mietverträge bewahre ich in einer Mappe auf. Die eigentliche Frage ist also eher: Wozu überhaupt noch ein Drucker?

Western Digital My Passport: Verschlüsselte Festplatte mit Passwortschutz für ein sicheres, papierloses Büro zuhause
Western Digital My Passport: Verschlüsselte Festplatte mit Passwortschutz für ein sicheres, papierloses Büro zuhause

Ein Drucker ist heute in den meisten Fällen ersetzbar

Noch vor zwei Jahren hätte ich nicht ohne gekonnt. An ein papierloses Büro zuhause war nicht zu denken. Ich druckte Kontoauszüge und Rechnungen aus und begann erst spät, meine Steuer umzustellen. Ich druckte damals Bahn-Fahrkarten und Flugtickets lieber aus. Ebenso wie Messepläne, weil Apps vor Ort meinen Smartphone-Akku zu schnell leer saugten.

Digitale Paketmarke: DHL-Kunden können Pakete mittlerweile ohne Versandaufkleber aufgeben.
Digitale Paketmarke: DHL-Kunden können Pakete mittlerweile ohne Versandaufkleber aufgeben. Bild: Deutsche Post/DHL

Heute kaufe ich Tickets nur noch per App, Messepläne lasse ich mir vor Ort geben. Für ein gänzlich papierloses Büro zuhause fehlen eigentlich nur noch Kleinigkeiten. Einer meiner Kunden verlangt weiterhin papierne Rechnungen. Ich habe die letzten Jahre sehr viel ausgemistet und bei eBay verkauft, einiges wird da noch folgen. Da war es am schnellsten und praktischsten, die Versanddokumente direkt auszudrucken, mit einem Pritt-Stift aufzukleben und in die Packstation um die Ecke zu bringen. Mittlerweile erlauben erste Paketdienste auch die Abgabe ohne Versandetikett oder das Abscannen eines Barcodes per App bei einem Paketshop.

Weg mit dem Drucker und gucken, was passiert

Eines Tages machte ich einfach Nägel mit Köpfen und schenkte meinen Drucker einem Freund. Ein wenig seltsam fühlte es sich schon an. So als würde ich ein Stück Selbstständigkeit aufgeben. Es würde mich zwingen, einige Dinge umzustellen.

Um doch noch einmal etwas zu drucken, gehe ich nun zu einem Copy Shop in der Nähe. Ich zahle hier 39 Cent für die erste Seite und 9 Cent für jede weitere. Das ist nicht billig und geht außerdem ein wenig zu Lasten der Bequemlichkeit. Denn ich kann dort nicht zu jeder beliebigen Tages- und Nachtzeit hin, muss Dateien erst auf einem Stick speichern und dann etwa einen Kilometer zu Fuß dorthin zurücklegen. Die Kosten für den Druck sind aber immer noch niedriger als für einen neuen Drucker. Und die Freude überwiegt, das hässliche Ungetüm endlich los zu sein.

Moleskine-Kladde: Trotz eigentlich papierlosen Büros entfalten sich manche Gedanken doch besser auf Papier.
Moleskine-Kladde: Trotz eigentlich papierlosen Büros entfalten sich manche Gedanken doch besser auf Papier.

Von der Papierlast befreit, wurden als nächstes auch Briefumschläge, Versandmaterial, Kopierpapierverpackungen, Post-its und auch Tacker, Locher und der Pritt-Stift überflüssig. Ich behielt nur noch, was absolut notwendig war.

Papier habe ich damit allerdings nicht völlig verbannt. Was geblieben ist, ist eine schwarze Moleskine-Kladde mit weißem Papier, um Gedanken festzuhalten oder Themen aufzuclustern. Auch das ginge längst digital, und oft genug nutze ich Office-Programme auch dafür. Aber manchmal fließen die Gedanken eben besser auf Papier.

Schlachtplan für ein eigenes papierloses Büro zuhause

Wenn ihr noch zögert, euch ein eigenes papierloses Büro zuhause einzurichten, würde ich euch zu Folgendem raten:

  • Schaut euch zunächst nach passenden Apps und Speicherlösungen um, um eure Dokumente digital zu archivieren. Einige Scan-Apps habe ich oben schon vorgestellt. Für die Datensicherung empfiehlt sich eine Mehrfachsicherung etwa in der Cloud und verschlüsselt auf einer externen Festplatte oder einem NAS.
  • Findet eine Ausfalllösung, sprich: einen Ort, an dem ihr im Notfall etwas drucken könnt. Das kann bei einem Freund sein, einem Copy Shop oder – wenn ihr das dürft – bei euch im Büro.
  • Und dann traut euch! Schmeißt den Drucker raus, wenn er euch stört. Das nächste Mal, wenn ihr das Gefühl habt, etwas drucken zu müssen, überlegt erst, wie es auch anders ginge. Wenn nicht, greift eure Notfalllösung.

Homeoffice: So richtet ihr euch ein Corona-kompatibles Büro ein

Den Multifunktionsdrucker rauszuschmeißen und ein komplett papierloses Büro zuhause einzurichten, ist eine radikale Lösung. Wem das zu viel ist, der könnte auf einen kompakteren Drucker wechseln, der weniger Platz wegnimmt. Zum Beispiel den HP Tango X, den HP OfficeJet 200 mobil oder den Canon Pixma IP 110. Denn einige kompakte Drucker – das muss ich zugeben – sehen verdammt hübsch aus und würden sich auch in meiner Wohnung nicht schlecht machen… Aber vorerst bleibe ich ohne.

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